Dans la vie d’une entreprise, il arrive des moments où l’organisation de séminaires et formations s’avère nécessaire pour diverses raisons. Mais, peu importe les objectifs, la réussite de votre séminaire dépendra de son organisation et surtout du cadre dans lequel il se déroulera. La recherche du lieu idéal sera donc un élément déterminant à ne pas négliger. Trouvez dans cet article les points clés à prendre en compte pour trouver le lieu de votre prochain séminaire.
Faites le choix d’un lieu adapté aux objectifs du séminaire
Lorsque vous recherchez une salle pour votre séminaire, elle sera parfaite si elle est en phase avec les objectifs. En effet, vous devez vous poser les bonnes questions : quel type de séminaire organisez-vous ? un séminaire de lancement de produit, un séminaire d’intégration, etc. ? La réponse à ces questions permettra de mieux vous orienter dans le choix du lieu parfait sur Kactus. Si le séminaire s’inscrit dans le cadre d’une formation, vous aurez besoin d’une salle de réunion avec toutes les commodités nécessaires. Par contre, si le séminaire sert de team building, vous aurez besoin d’un environnement où il sera possible d’organiser des activités culturelles, artistiques ou sportives.
Déterminez le nombre et le profil des différents participants
Une fois que vous avez une idée plus précise du lieu idéal pour le séminaire, il est important de définir le nombre des participants et surtout le profil. Cela revient à définir clairement si le séminaire est destiné aux dirigeants d’entreprise, aux employés et partenaires ou aux clients. C’est aussi le moment d’établir la moyenne d’âge des participants, mais aussi de savoir le nombre de femmes et d’hommes attendu. Un séminaire est avant tout destiné à répondre aux besoins et aux attentes des participants. Il sera donc réussi si vous identifiez clairement la cible et que vous répondez parfaitement aux attentes.
Tenez compte des besoins techniques pour choisir
Ce critère de choix du lieu idéal pour un séminaire prend en compte plusieurs éléments. Dans un premier temps, il faudra considérer la taille des salles disponibles. Il est important qu’un séminaire puisse se tenir dans une salle suffisamment grande pour accueillir l’ensemble des participants. Vous devez donc vous intéresser aux différents types de configurations : table en U, en épi, en conférence, etc. Il est important que la salle dispose de chaises suffisamment confortables, un bon espace pour faciliter la circulation, un éclairage adapté ainsi qu’une bonne ventilation.
Vous devez vous assurer d’avoir à disposition tout le matériel technique nécessaire pour le bon déroulement du séminaire. Il s’agit entre autres des systèmes de diffusion audio et vidéo, du wifi, des paperboards et autres consommables. Il est également important d’avoir un lieu qui propose tout le confort nécessaire en ce qui concerne les pauses et la restauration. Si le séminaire s’étend sur plusieurs jours, il est important que le lieu choisi propose des espaces de détente.
Vérifiez l’accessible du lieu de séminaire
Pour assurer la réussite du séminaire, vous devez tout mettre en œuvre pour que tous les participants soient présents. Il faudra alors faire attention au choix de la zone géographique pour que la localisation ne constitue pas un handicap. Avec www.kactus.com/fr/france/aix-en-provence, vous aurez plus de chance de trouver une salle facilement accessible à tous. L’accessibilité du lieu du séminaire doit également prendre en compte l’optimisation des temps de déplacement, des coûts liés au transport ainsi que l’hébergement. Il ne faudrait surtout pas oublier de vérifier que le lieu est accessible pour des personnes avec un handicap. Pour toutes ces raisons, il est important de commencer l’organisation du séminaire bien à l’avance pour ne rien oublier.
Établissez le budget pour l’organisation du séminaire
Ce point est d’une importance capitale pour la réussite de tout séminaire. En effet, c’est le budget qui vous permettra de mieux vous orienter dans la recherche du lieu idéal. Votre enveloppe globale dépendra de vos besoins et des demandes de prestations additionnelles. Que ce soit la location de salle et du matériel, la restauration, le transport, etc., vous devez tout passer au peigne fin pour établir le budget global. Mais, sachez que pour un même lieu, les prix peuvent considérablement varier selon la saison. C’est pour cela que certaines entreprises optent pour une réservation.
Dans tous les cas, peu importe le lieu choisi, assurez-vous que chaque participant reparte avec de beaux souvenirs.
