Le prix de l’immobilier de bureau étant assez élevé dans les grandes villes, beaucoup d’entreprises choisissent d’externaliser leur salle de réunion afin de ne pas payer des mètres carrés qui ne sont parfois utilisés que quelques heures par semaine. Le marché de la location de salles de réunion s’est donc considérablement développé et les offres sont désormais variées. Comment bien choisir la salle de votre prochaine réunion ? Voici la liste des points à ne pas négliger.
Trouver une salle en adéquation avec le style de la réunion
Il est aujourd’hui permis d’affirmer qu’il existe autant de styles de salles de réunion que de types de réunions. De la simple pièce équipée d’une table et de chaises, à la location d’appartements ou de lieux plus insolites, chacun peut trouver ce qui correspond exactement à ses attentes.
Si la réunion ne dure que quelques heures, un modèle standard conviendra parfaitement mais si des collaborateurs ou des clients doivent y participer une journée entière, il sera alors préférable de trouver un lieu avec une offre de restauration sur place. Cela permet plus de convivialité entre les participants, de continuer à échanger de manière plus informelle sur les sujets abordés et surtout un gain de temps précieux dans l’organisation de la journée.
Pour trouver la perle rare et une solution sur mesure, https://www.kactus.com/fr/france/lyon est un exemple de site de réservation en ligne permettant de rechercher, selon plusieurs critères, la salle de réunion adaptée à sa demande. Un peu comme sur les plateformes de réservations hôtelières ou de vols aériens, plusieurs offres sont proposées au client selon les informations qu’il fournit.
Par ailleurs, il ne faut pas non plus confondre réunion, séminaire et conférence. Derrière chacun de ces mots existe en effet un concept bien différent qui ne pourra pas se tenir dans un lieu identique pour tous. La conférence est en générale donnée par une ou plusieurs personnes devant un auditoire assez vaste et il convient donc de prévoir en principe une salle de type salle de spectacle ou du moins équipée d’une estrade.
Le séminaire se déroule en général sur plusieurs jours et peut donc nécessiter une prise en charge de repas sur place et de nuits d’hôtel. Si les participants ne sont pas trop nombreux, les entreprises choisissent souvent de délocaliser ce genre d’évènement car c’est aussi un moyen de fédérer les équipes et d’obtenir une certaine transversalité entre les départements.
Prendre en compte le niveau d’équipement de la salle
Comme il vient de l’être indiqué, à chaque réunion correspond un type de salle. On peut même ajouter : à chaque réunion correspond un niveau d’équipement.
Une réunion basique peut parfois être menée sans équipement spécifique (juste des blocs notes par exemple), mais souvent des informations doivent être communiquées aux participants à l’aide d’un tableau (papier ou non) ou d’un autre support tel qu’un rétroprojecteur et un grand écran pour y diffuser des visuels ou des vidéos.
Lors d’une conférence, le public peut en outre être amené à poser des questions, de telle sorte que la salle devra alors être équipée de micros répartis un peu partout ou de sièges intégrants un système audio. De même, la prise de notes se faisant de plus en plus directement sur ordinateurs portables, choisir une salle avec des sièges équipés de prises de chargement peut être un confort pour les participants.
La localisation de la salle peut enfin être un critère déterminant pour faciliter la venue des participants. Il faut donc veiller à ce qu’elle soit bien desservie par les transports en commun ou proche d’un lieu spécifique en fonction des besoins particuliers liés à la réunion.
